Kofinanziert von der Europäischen Union

„Im Rahmen des Vorhabens wurde ein digitales Zeiterfassungssystem eingeführt, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient, transparent, manipulationssicher und rechtskonform zu erfassen und auszuwerten. Ziel der Maßnahme war die Digitalisierung und Optimierung bestehender betrieblicher Abläufe, die Reduzierung manueller Verwaltungs- und Dokumentationsaufwände sowie die Verbesserung der internen Prozesssteuerung und Personalverwaltung.

Zu Beginn des Projektes erfolgte eine Analyse der bisherigen Arbeitszeitdokumentation und der vorhandenen betrieblichen Abläufe. Dabei wurden insbesondere die bisherigen manuellen Erfassungsmethoden, organisatorischen Anforderungen der einzelnen Einsatzbereiche sowie die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung bewertet. Zusätzlich wurden Anforderungen an mobile Einsatzmöglichkeiten, Auswertungsfunktionen sowie die Integration in bestehende Verwaltungsabläufe geprüft.

Auf Grundlage dieser Bedarfsanalyse wurde ein geeignetes digitales Zeiterfassungssystem ausgewählt. Entscheidende Kriterien waren hierbei insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die flexible Einsetzbarkeit im stationären und mobilen Bereich, die revisionssichere Dokumentation von Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zur objektspezifischen Mitarbeiterzuordnung und digitalen Auswertung der erfassten Daten.

Im weiteren Verlauf des Vorhabens wurden die technischen Voraussetzungen für die Einführung des Systems geschaffen. Hierzu gehörten die Installation und Konfiguration der Softwarelösung, die Einrichtung von Benutzer- und Zugriffsrechten, die Anlage der erforderlichen Stammdaten sowie die Anpassung des Systems an die betrieblichen Anforderungen. Insbesondere wurden Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen, Objektstrukturen und organisatorische Zuständigkeiten im System hinterlegt und an die bestehenden Betriebsabläufe angepasst.

Darüber hinaus wurden notwendige Endgeräte eingerichtet und Funktionstests durchgeführt, um die ordnungsgemäße Erfassung und Übermittlung der Arbeitszeiten sicherzustellen. Zusätzlich wurden interne Abläufe zur Datenkontrolle und Freigabe definiert, um eine einheitliche Nutzung des Systems zu gewährleisten.

Ein wesentlicher Bestandteil des Vorhabens war die Schulung und praktische Einweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Nutzung des neuen Zeiterfassungssystems. Hierzu wurden Einführungen durchgeführt, Bedienabläufe erläutert und die einzelnen Funktionen praxisnah vermittelt. Gleichzeitig wurden verantwortliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in administrativen Funktionen hinsichtlich Auswertungen, Kontrollmechanismen und Korrekturprozessen geschult.

Durch die Einführung des digitalen Zeiterfassungssystems konnten die Arbeitszeiten künftig vollständig digital, transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Maßnahme führte zu einer deutlichen Vereinfachung der internen Verwaltungsprozesse, insbesondere im Bereich der Lohnvorbereitung und Arbeitszeitkontrolle. Gleichzeitig wurde die Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten, Einsatzorten und Anwesenheiten verbessert.

Darüber hinaus konnten Fehlerquellen, die zuvor durch manuelle Zeiterfassung und papiergestützte Dokumentation entstanden, reduziert sowie Verwaltungsabläufe beschleunigt werden. Die Maßnahme wurde erfolgreich umgesetzt und das Zeiterfassungssystem vollständig in den laufenden Betriebsablauf integriert.“